Kategori: Effektivisering

En agil arbetsmodell för offentlig sektor

Förra året så kladdade jag ner den här skissen på en arbetsmodell för hur man skapar bra innovativa lösningar.

1. Brainstorming av ideér samt skapar förståelse för problemet

2. Konkretisera idéerna och kollar upp möjligheter/utmaningar för att se vilken idé man vill gå vidare med

3. Ta snabbt fram en enkel pilot-lösning och testa den med målgruppen. Då lär man sig i ett tidigt skede om vad som funkar och inte. Så att man kan experimentera vidare och utveckla lösningen, alternativt skrota den och börja om med en annan bättre idé

4. Slutligen efter en hel del experimentering, utvärdering och förbättring lanserar man idén som nu kan kallas lösning

🔑Nyckeln i modellen är steg 3 🔑
Ett steg som många lämnar bort och istället lägger massa resurser på att utreda och få det perfekt innan lansering. Vanligt är också att man redan i steg 1 bestämmer sig för hur lösningen ska se ut. Slutligen matchar det sällan verkligheten och tagit för lång tid.

Viktigt är nämligen att man fokuserar på målen och värdet man vill uppnå istället för formen. Då måste man vara flexibel och omställningsbar – och beredd på att misslyckas.

Det handlar helt enkelt om att börja – och att göra. Istället för att planera och utreda.

Anledningen att jag letade fram skissen var att jag blev inspirerad efter mitt kaffeinlägg då jag fick många positiva meddelanden och respons kring ledarskap i offentlig sektor. Jag vill därför nu försöka visualisera en arbetsmodell och tankesätt för just offentlig sektor – ett agilt arbetssätt istället för dagens.

Så här ser ni mig i början av processen och i steg 3. En pilot-modell som sannerligen kan utvecklas (eller skrotas?). Ge gärna input och skicka tips på länkar/böcker om ämnet så ska jag jobba vidare 🙂

Digitaliseringsmeddelande – ”Den åländska förvaltningens fortsatta digitalisering”

Den här veckan diskuterade vi i lagtinget ett meddelande om Ålands fortsatta digitalisering. Jag höll gruppanförande för Centern:

Det här meddelandet och alla tillhörande dokument är bra, de är faktiskt riktigt bra. Det lägger grunden för en stor strukturreform som är behövlig.

Det är en grund som saknats och det är en anledning till varför Åland ligger efter i digitaliseringen och har en s.k. digital skuld i mångmiljonbeloppet.

Vi har dock en lång resa framför men det känns äntligen som vi nu kan börja. Det här kommer att kräva ett långsiktigt tänk av oss politiker så därför är det också bra att landskapsregeringen har tänkt tillsätta en parlamentarisk grupp under processens gång. Även om det är utmanande är det inte omöjligt, inte alls. Många närliggande länder och även Färöarna har lyckats väl gällande digitaliseringen. Jag rekommenderar alla att läsa stycket om just Färöarna i dokumentet. Och på tal om dokumenten som är totalt 100 sidor så kan ni se att digitalisering inte bara handlar om teknik, utan minst lika mycket juridik och jag är mycket nöjd över allt som nu sätts igång på det juridiska planet i landskapsregeringen, de tjänstemän som satt ihop det här har gjort ett berömvärt jobb. Istället för att beröra det mer än nödvändigt då alla kan läsa det så vill jag diskutera ÅDA lite mer ingående istället då det är en viktig pusselbit i det hela.

ÅDA har ju fått en del kritik under åren och kanske inte riktigt funkat som tänkt. Tanken och idén med ÅDA var god men problemet med ÅDA är att problemet redan fanns innan man skapade ÅDA – man bara flyttade det under samma tak. Jag vill vara tydlig med att det här inte är någon kritik riktad till varken tidigare politiker eller någon på ÅDA för den delen. Tanken var som sagt mycket god.

Men när man flyttade personalen bort från verksamheterna så tappade man förstås insikt i verksamheterna och hur ska man då veta hur man ska digitalisera och effektivisera om man inte längre är där? Verksamheterna i sin tur då, hur ska de veta vad man ska beställa eller utveckla om man inte har personal med rätt kompetens eller uppdrag? Idag kan vi se den här problematiken tydligt och varför bl.a. ÅHS och Högskolan tagit tillbaka sin personal och också varför landskapet behövt skapa en IT-enhet.

Men ett problem som just fanns innan ÅDA skapades var att man inom det offentliga hade störst fokus på IT och inte digitalisering. Nu tänker de flesta nog vad skillnaden är? IT är digitala verktyg, mobilen jag har i fickan, mailen på era datorer, era datorer fast eller systemet vi pratar i här i plenum. Medan digitalisering, det handlar om att ändra arbetssätt med hjälp av digitala verktyg. Det är åtminstone därför man i flesta fall digitaliserar – att börja jobba på ett nytt och bättre sätt.

Det är som sagt på IT-sidan man lagt sitt fokus – att samordna IT-driften istället för att fokusera på samarbete och digital omvandling av Åland. ÅDAs uppdrag är just att samordna IT-drift men många tänkte då man flyttade all sin personal dit att även ÅDA ska ansvara för att digitalisera och effektivisera hela Åland och sin egen verksamhet. Och det är här allt faller pladask då ingen mitt i allt äger frågan.

Det vi nu måste göra först är att landskapet måste ta på sig ansvaret att driva Åland som helhet framåt. Som man gör i exakt alla andra frågor. Sen behöver vi återföra viss personal från ÅDA till verksamheterna, så som flera redan gjort. Vi måste samtidigt se till att utvecklings- och digitaliseringsansvaret för respektive verksamhet ligger hos dem själva, det är lika naturligt som att ha ekonomiansvar.

Men får vi inte ett väldigt osamordnat samhälle om vi gör så här – det man försökt lösa? Först och främst kan vi konstatera att det redan är osamordnade. För att faktiskt få det samordnat så ska vi göra tvärtemot det vi gör idag.

Idag har vi som sagt ett slags IT-tänk och försöker samordna verksamheter med gemensamma system och liknande. Men det är här vi ska vända på steken och decentralisera systemen och istället centralisera den data de hanterar. För det spelar ingen roll om Geta kommun har ett annat system än Finström eller Mariehamn – det som spelar roll är att de hämtar och hanterar data från samma plats och “kan prata med varandra”, sen får de använda den på det sätt dom själva anser vara bäst.

Då kan, om det kanske är ”nya ÅDA” som ska göra det, fokusera på att centralisera data och styra in hela offentliga Åland i den helheten. Verksamheterna i sin tur kan lägga sitt fulla fokus på användarvänlighet och effektivitet. Då koncentrerar vi även stora kostnader kring säkerhet – som är de största i dagens läge.

Till på det vinner den vanlige ålänningen på det här eftersom personen mer eller mindre rör sig friktionsfritt mellan verksamheterna. På så sätt blir personen i fokus istället för strukturerna, dit personen går, det är där datan finns – inte i respektive verksamhet som idag.

Just den modellen beskrivs också i landskapsregeringens meddelande och det är så här många av de framgångsrika länderna har gjort och har även estniska X-road gemensamt. För att även vi ska lyckas så är ett av de första stegen att se över ÅDAs uppdrag och struktur och jobba på ett helt nytt sätt.

Det kommer dessutom gynna näriningslivet på flera sätt. Framförallt behöver vi se över hur vi inkluderar dem mer i offentligas utveckling. Idag är de ganska blockerade och marknaden gentemot det offentliga inom IT och digitalisering är rätt smal på Åland. Här borde vi se över hur vi bl.a. upphandlar och jag vet också att vi kan privatisera en hel del inom det här området. Det är en diskussion för sig men jag vill nämna det.

Avslutningsvis vill jag ta upp lite om varför vi borde och måste satsa på digitalisering. Den här listan kan göras lång men jag väljer att lyfta två anledningar.

Först och främst: vi har inte råd att inte satsa på det. Det kommer inte bara bli dyrt ekonomiskt utan även för självstyrelsen. Om vi fortsätter som vi gör nu så kommer vi inte ha något annat val än att gå in i finska system. Vilket i sig inte är fel och till och med fördel i många fall, men i vissa fall måste vi också ändra vår lagstiftning i likhet med Finlands för att kunna göra det och sakta mak kommer självstyrelsen att urholkas i så fall. EU har en hel del direktiv på kommande inom området och till på det lär de säkert strängera cybersäkerhetsdirektiven ännu mer med tanke på kriget i Ukraina. Vi kommer ha tufft att uppfylla dem och då kommer de finska systemen oavsett villkor vara vår enda väg ut för att lösa det. Därför måste vi ta tag i det här nu och planera med en helhet för Åland i åtanke och inte göra adhoc lösningar när vi väl måste. Vissa finska system ska vi absolut använda men vissa inte.

För det andra och för det sista måste vi satsa på digitaliseringen för vår konkurrenskraft. Jag vill till och med höja ribban och säga att vi samlat som samhälle borde ha det som en av våra främsta prioriteringar. I ÅSUBS senaste tillväxtstudie lyfte de digitalisering som den starkaste megatrenden i världen. Här på Åland har det under de senaste åren varit den mest snabbväxande branschen. Med tanke på att digitala tjänster och produkter inte påverkas varken av någon skattegräns, koldioxidutsläpp eller ens det att vi befinner oss på en ö så tycker åtminstone jag att det är den smartaste branschen att satsa på. Utbildningen Grit:lab är en mycket bra början.

Men det finns mycket mer man kan och behöver göra. Ett modernt och digitalt samhälle lockar framförallt yngre personer, som förväntar sig att det offentliga ska kunna erbjuda sina tjänster digitalt. Om vi tittar på Ålands åldersfördelning har vi stora utmaningar framför oss och för att lösa det behöver vi just få hit fler unga. Det gör vi i första hand med attraktiva jobb, kanske inom IT-branschen som skriker efter arbetskraft – men då måste också Åland som samhälle vara lockande och modernt och det är vårt jobb att se till.

Vision om Ålands digitalisering

För hundra år sen var havet vår största möjlighet och vår väg ut i världen. Med hjälp av fartyg och färjor fick vi Åland att blomstra och utvecklas till en unik plats i världen. Det har vi gjort bra och det ska vi ska fortsätta med.

Men idag 100 år senare har vi inte bara det fysiska havet utan även det digitala havet som likaså ger oss stora möjligheter. Med bara ett knapptryck kan vi vara i Tyskland, Indien, Argentina eller varför inte på Kökar och det påverkas inte heller av någon skattegräns eller koldioxidutsläpp.

Liksom fartyg och färjor kan vi med hjälp av teknik och internet få Åland att blomstra och Åland har en stor möjlighet här, framför allt i den värld som håller på och växer fram ur pandemin. Den möjligheten har vårt näringsliv tagit vara på och lyckats väl. Det måste offentlig sektor också göra.

Vi borde sträva efter “Att du som medborgare ska kunna logga in på ett ställe och ha tillgång till hela offentliga Åland dygnet runt”.

Att du som medborgare aldrig ska behöva uppge samma uppgifter två gånger, t.ex. dina kontaktuppgifter. Om du flyttar till en ny kommun eller är i kontakt med en myndighet kopplar de upp sig till dig och ditt digitala ID. Med ditt samtycke förstås. Dit du går, följer din data och dina sekretessuppgifter med dig. Samtidigt kan du se vem som har tillgång till dina uppgifter och när och hur de använts – likt ett modernt journalsystem men för hela offentliga Åland.

Den här modellen skapar mer transparens, säkerhet och framför allt service för ålänningen.

För att uppnå det här måste vi centralisera sekretessuppgifter och data. Det är även nyckeln till samordning mellan förvaltning, myndigheter och kommuner då personen blir i fokus i stället för strukturerna eftersom personen rör sig friktionsfritt mellan dem. Dit personen går, följer datan med. Samtidigt som vi centraliserar datan ska vi decentralisera användningen av den. Då kan man sära på säkerhet och låta myndigheter fokusera på användarvänlighet och med andra ord effektivisering.

När man skapar bättre och snabbare tjänster för befolkningen innebär det oftast på samma gång effektivare arbete för de anställda som producerar tjänsten. När det är digitalt är det också enkelt att se t.ex. ärendehanteringstider och desto mer data vi har ju enklare är det att effektivisera och i slutändan automatisera.
Den här visionen och modellen jag nyss beskrev går mycket i linje med hur Estlands system X-Road fungerar och även det som bl.a. Finland, Färöarna och Island gått in för. Estlands befolkning och företag påstås spara 820 år av arbetstid varje år tack vare detta.

För att vi på Åland ska lyckas med digitaliseringen måste vi jobba långsiktigt och börja med grundinfrastrukturen då vi i dagsläge ligger långt efter. Därför är jag väldigt positiv till att Landskapsregeringen tillsätter en parlamentarisk kommitté för att tillsammans ta fram vilken riktning vi ska gå och att alla partier blir införstådda med vad som krävs. Så att arbetet håller över mandatperioder.

Bilder som visualiserar begreppet "Centralisera datan, decentralisera användningen av det"

Öppen & tillgänglig data – en viktig del i Ålands digitalisering

En historia vi på Åland kan lära oss av då det kommer till digitalisering:

År 2012 började Stockholms stad upphandla en ny skolplattform. Det tog 7 år innan den blev klar och slutnotan landade på 1 miljard kronor. Efter så mycket tid och pengar tänker man att det måste vara världens bästa plattform, men nej. Det visade sig vara katastrof.

Till att börja med så hade inte upphandlingsspecen från 2012 i åtanke att man 2019 skulle använda mobilen oftare än datorn. Plattformen funkade alltså inte särskilt bra på olika enheter.

Plattformen var också så pass osmidig att flera skolor anställde extra administratörer så att lärarna skulle slippa använda plattformen. Även föräldrarna till eleverna var frustrerade då de behövde använda något som inte fungerade.

Några föräldrar var så pass frustrerade att de skapade sin egen för att enklare kunna ta del av infon. Deras system, eller deras app som det är, visar samma info som stadens gigantiska plattform men på ett mycket mer användarvänligt sätt. Så pass mer användarvänligt att flera andra och även lärare hellre använder den än originalet.

Det kanske mest häpnadsväckande är att det endast tog 5 veckor från att de bestämt sig att bygga den till att lansera den. De fixade alltså en bättre lösning betydligt snabbare och ja betydligt billigare då den enda kostnaden var tiden de la på det.

Då är frågan hur de lyckades göra det här?

Jo med hjälp av ”öppna data och API:er”. Tidigare i höst behandlade lagtinget en lag som gäller just det här och är enligt mig en stor nyckel i Ålands digitalisering.

För dig som inte vet vad en API är så kan du tänka det som en tolk. En tolk som gör att t.ex. en app i min telefon kan prata med och enkelt hämta data från en databas. I det här fallet kunde de hämta data direkt från Stockholm stads server och presentera det på ett bättre sätt.

Det är ett väldigt inspirerande exempel på hur du kan använda data med API:er och varför vi på Åland ska göra så mycket data öppet och tillgängligt som bara möjligt. Det gör många andra länder omkring oss.

För att lyckas med digitaliseringen här på Åland måste vi börja tänka det mer som infrastrukturfrågor. Där bygger vi vägar men vi bygger inte bilarna.

I den digitala världen så är vägarna, data.
Bilarna–det är appar och hemsidor och ja bussarna, det kanske då är en större plattform.

I dagens läge försöker vi allt som oftast upphandla både bil, buss, lastbilar och tankstation på samma gång. Samtidigt som vi har en gropig och dåligt planerad väg.

Vi behöver ta ett steg tillbaka och lägga fokus på att bygga en stadig grund, en tydlig väg och den vägen innehåller till stor del data samt öppna data med API:er.

Sen kan vi, företag, skolelever och hela befolkningen börja fokusera på hur vi bäst använder den.

Hur du skriver och mailar snabbare

Tips för att skriva och maila snabbare: aText

Till exempel om jag behöver skicka mitt kontonummer (som jag varje gång behöver kolla vad är och sedan kopiera) så kan jag istället bara skriva §bank, så blir det automatiskt mitt kontonummer. Var jag än skriver.

Ett annat exempel är ifall jag skriver ÅlandsRabatten med små bokstäver så blir det automatiskt skrivet med stort Å och R. Eller om jag skriver §t blir det 0401955044. 

Du kan skapa vilket kortkommando som helst, från hela mail till enstaka ord. 

Video som visar hur det funkar

Hur du bokar möten effektivare

Nästan dagligen bokar jag in olika möten med olika personer. Oftast via mail. 

Den processen kan ibland vara rätt omständlig. 

Man bollar fram och tillbaka med förslag på dag och tid. Under tiden kanske något av förslagen blir uppbokat av något annat. Efteråt behöver man skapa och skicka en Zoom/Teams-inbjudan. Det tar tid och energi för båda parter. 

För att underlätta hela processen använder jag  Calendly.

Istället för att skicka förslag så skickar du en länk där mottagaren enkelt kan se vilka dagar och tider som är tillgängliga och boka in den tid som passar bäst. En länk till videomötet skapas automatiskt och det läggs till i bådas kalender. 

Så här kan det se ut:

En video som visar hur det fungerar